[FR] Comment planifier l’envoi d’un email sur Outlook

Avez-vous déjà souhaité pouvoir rédiger un e-mail maintenant et l'envoyer plus tard? Eh bien, Outlook rend cela possible ! Planifier des e-mails dans Outlook est une fonctionnalité puissante qui garantit que vos messages sont envoyés au moment idéal, même lorsque vous êtes loin de votre appareil. Que vous travailliez à travers différents fuseaux horaires ou que vous souhaitiez simplement planifier vos e-mails à l'avance, la planification des e-mails peut améliorer votre productivité et optimiser la communication. Examinons les avantages de la planification des e-mails et comment vous pouvez le faire en utilisant Outlook sur ordinateur, web et mobile.

Comment planifier un e-mail dans Outlook

Planification des e-mails via l'ancienne application Outlook sur ordinateur

‍Étape 1 : Ouvrir Outlook et rédiger un e-mail

‍Lancez l'application Outlook sur votre ordinateur et commencez à rédiger votre e-mail comme d'habitude.‍

Étape 2 : Cliquer sur l'onglet "Options"

‍Une fois votre e-mail rédigé, allez dans l'onglet "Options" de la barre d'outils.

‍Étape 3 : Sélectionner "Retarder la livraison"

‍Cliquez sur "Retarder la livraison" dans la section "Plus d'options". Cela ouvrira une nouvelle fenêtre de paramètres.

‍Étape 4 : Définir la date et l'heure de livraison souhaitées

‍Dans la fenêtre "Propriétés", localisez l'option "Ne pas livrer avant" et choisissez la date et l'heure souhaitées.

‍Étape 5 : Cliquer sur "Envoyer" et laisser Outlook gérer le reste

‍Après avoir défini la date et l'heure, cliquez sur "Fermer" puis sur "Envoyer". Votre e-mail sera stocké dans la boîte d'envoi jusqu'à l'heure prévue.

‍Planification des e-mails via Outlook Web

Étape 1 : Ouvrir Outlook Web et rédiger un nouvel e-mail

‍Connectez-vous à Outlook Web et cliquez sur "Nouveau message" pour rédiger votre e-mail.

‍Étape 2 : Cliquer sur le bouton "Planifier l'envoi"

‍Au lieu de cliquer sur "Envoyer", cliquez sur la flèche déroulante à côté et sélectionnez "Planifier l'envoi".

‍Étape 3 : Choisir la date et l'heure de livraison

‍Une fenêtre pop-up apparaîtra et vous devrez sélectionner quand votre e-mail sera envoyé ou le personnaliser.

‍Étape 4 : Confirmer et planifier l'e-mail

‍Cliquez sur "Envoyer" pour finaliser la planification. Votre e-mail sera envoyé à l'heure choisie. Vous pouvez retrouver vos e-mails programmés dans vos brouillons.

Gérer les e-mails programmés dans Outlook

Où trouver les e-mails programmés

‍Pour consulter vos e-mails programmés, allez dans le dossier "Boîte d'envoi" d'Outlook si vous utilisez l'ancienne version. Tous les e-mails programmés seront stockés dans le dossier "Brouillons" pour la nouvelle version d'Outlook.

‍Modifier ou annuler un e-mail programmé‍

Si vous devez modifier un e-mail programmé, ouvrez-le depuis le dossier correspondant, apportez les modifications nécessaires et reprogrammez-le.

Meilleures pratiques pour planifier des e-mails

Choisir le bon moment pour envoyer les e-mails – Recherchez les meilleurs moments pour l'engagement par e-mail.
Éviter les week-ends et les jours fériés pour les e-mails professionnels – Les e-mails envoyés pendant les heures de travail sont plus susceptibles d'être lus.
Vérifier les e-mails programmés avant de les envoyer – Assurez-vous que tous les détails sont corrects avant de planifier l'envoi.

Avantages de la planification des e-mails

Aide à la gestion du temps
Au lieu d'envoyer des e-mails dès que vous les rédigez, vous pouvez les planifier pour le bon moment. Cela vous permet de mieux organiser votre journée et d'éviter les précipitations de dernière minute.

Assure professionnalisme et ponctualité
Envoyer des e-mails pendant les heures de travail appropriées vous rend plus professionnel. Si vous écrivez un e-mail tard le soir, le programmer pour le matin garantit que votre destinataire le voit au bon moment.

Augmente l'engagement et le taux de réponse des e-mails
Les gens sont plus enclins à ouvrir et répondre aux e-mails pendant les heures de pointe. Programmer des e-mails pour le moment où les destinataires sont actifs peut améliorer significativement les taux de réponse.

Supporte les différents fuseaux horaires pour une communication mondiale
Si vous communiquez avec des collègues ou des clients dans différents fuseaux horaires, la planification de vos e-mails garantit qu'ils les reçoivent à une heure pratique.

Inconvénients de la planification des e-mails dans Outlook

Bien que la planification des e-mails dans Outlook semble être une solution simple, elle devient rapidement contraignante lorsque vous devez le faire à grande échelle pour des campagnes d'e-mails à froid.

Personnalisation limitée
Outlook ne permet pas beaucoup de personnalisation des e-mails. Bien sûr, vous pouvez ajouter le nom du destinataire et une salutation, mais au-delà de cela, la personnalisation est minimale. Vous envoyez essentiellement le même e-mail avec quelques variations légères, ce qui n'est pas la meilleure façon d'attirer l'attention. Une prospection par e-mail efficace nécessite une personnalisation plus approfondie.

Difficile pour les campagnes à grande échelle
Outlook fonctionne bien pour planifier des e-mails individuels ou des correspondances à petite échelle. Mais si vous essayez de gérer une campagne de prospection par e-mail de grande envergure avec des centaines de destinataires, Outlook devient rapidement désordonné. En résumé, Outlook n'est pas conçu pour gérer efficacement des campagnes de prospection à grande échelle ou de marketing par e-mail. Une plateforme d'e-mail dédiée est plus adaptée si vous avez besoin d'une approche structurée.

Pas de suivi des performances
L'un des plus grands inconvénients d'Outlook est son absence totale de fonctionnalités de suivi des e-mails. Vous ne pouvez pas mesurer des indicateurs clés comme les taux d'ouverture, les taux de clics ou les taux de réponse, ce qui rend impossible de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Sans ces données, vous êtes essentiellement à l'aveugle, incapable d'optimiser votre stratégie de prospection ou d'améliorer l'engagement au fil du temps. Le suivi des performances est crucial pour les professionnels des ventes et du marketing. Un outil d'e-mail spécialisé avec des analyses détaillées vous fournira les informations nécessaires pour affiner vos campagnes.

Pas de suivis automatiques
Outlook manque également d'une fonctionnalité de suivi automatique, ce qui est un inconvénient majeur pour les campagnes de prospection. Si un prospect ne répond pas, vous devez suivre manuellement et relancer – un processus long et fastidieux. Cela ne pose pas de problème pour quelques e-mails, mais les suivis manuels sont inefficaces lorsque vous gérez des centaines d'e-mails. C'est là que les outils de prospection par e-mail interviennent. Ils vous permettent d'automatiser les suivis, garantissant que vos prospects reçoivent des rappels en temps opportun sans ajouter de travail supplémentaire à votre emploi du temps.

Conclusion

La planification des e-mails dans Outlook est une fonctionnalité simple mais puissante qui peut vous aider à gérer efficacement votre temps et à améliorer la communication. Que vous soyez un professionnel ou simplement quelqu'un qui aime rester organisé, tirer parti des capacités de planification des e-mails d'Outlook peut rendre votre flux de travail plus fluide et plus efficace.

FAQ

Puis-je planifier des e-mails récurrents dans Outlook ?
Outlook ne prend pas en charge nativement les e-mails planifiés récurrents, mais vous pouvez utiliser des scripts VBA ou des modules complémentaires tiers.

Les destinataires peuvent-ils voir que mon e-mail a été planifié ?
Non, les destinataires reçoivent l'e-mail comme s'il avait été envoyé en temps réel.

Outlook doit-il être ouvert pour que les e-mails programmés soient envoyés ?
La fonctionnalité de livraison différée d'Outlook fonctionnera même si votre ordinateur est éteint au moment de l'envoi prévu.

Que se passe-t-il si je modifie un e-mail programmé avant qu'il ne soit envoyé ?
Vous pouvez modifier ou annuler l'e-mail avant l'heure programmée en y accédant depuis la boîte d'envoi ou les brouillons.

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