[DE] Verwenden von Kategorien in Outlook

Läuft Ihr Posteingang über mit E-Mails? Haben Sie Schwierigkeiten, wichtige Nachrichten zu finden, wenn Sie sie benötigen? Wenn ja, ist es an der Zeit, die Kategorien in Outlook zu nutzen – ein leistungsstarkes Werkzeug, das hilft, E-Mails, Aufgaben und Kalenderereignisse zu organisieren. Mit farblich gekennzeichneten Kategorien können Sie Ihre Nachrichten einfach kennzeichnen und gruppieren, was sie leichter auffindbar und verwaltbar macht. Ob Sie geschäftliche E-Mails, persönliche Korrespondenz oder projektbezogene Kommunikation verwalten, Kategorien bieten eine einfache Möglichkeit, Ordnung in Ihrem Outlook-Posteingang zu schaffen.

Lassen Sie uns untersuchen, wie man Kategorien in Outlook erstellt, zuweist und verwaltet, um einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Verständnis von Kategorien in Outlook

Was sind Kategorien in Outlook?
Kategorien in Outlook sind benutzerdefinierte Etiketten, mit denen Sie E-Mails, Kalenderereignisse, Aufgaben und Kontakte gruppieren können. Jede Kategorie hat einen Farbkodex, der es einfach macht, wichtige Nachrichten auf einen Blick zu erkennen.

Wie man E-Mails, Aufgaben und Kalenderereignisse mit Kategorien organisiert

Anstatt endlos durch Ihren Posteingang zu scrollen, lassen Sie Kategorien Sie filtern und bestimmte E-Mails basierend auf ihren Etiketten finden. Sie können Kategorien auch auf Kalendertermine, Aufgaben und Kontakte anwenden, um in allen Outlook-Funktionen organisiert zu bleiben.

Unterschiede zwischen Kategorien und Ordnern in Outlook

Kategorien und Ordner dienen unterschiedlichen Zwecken, wenn es darum geht, E-Mails in Outlook zu organisieren. Kategorien ermöglichen es Ihnen, E-Mails zu kennzeichnen und zu gruppieren, ohne sie physisch aus dem Posteingang zu verschieben, während Ordner verwendet werden, um E-Mails an separaten Orten zu speichern.
Ein wichtiger Unterschied ist, dass eine E-Mail mehrere Kategorien haben kann, was das Filtern und Finden anhand verschiedener Kriterien erleichtert. Im Gegensatz dazu kann eine E-Mail nur zu einem Ordner gleichzeitig gehören, was die Organisation manchmal starrer machen kann.
Kategorien eignen sich am besten für die Organisation von E-Mails nach Priorität, Projekt oder Status, da sie flexibles Sortieren und Filtern ermöglichen. Auf der anderen Seite sind Ordner ideal, um E-Mails zu archivieren und verschiedene Kommunikationsarten getrennt zu halten.

Wie man Kategorien in Outlook erstellt

In Outlook Web

Melden Sie sich bei Outlook an.
Gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie dann Konto.
Wenn die Kontoeinstellungen geöffnet sind, wählen Sie Kategorien.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu erstellen“, um eine neue Kategorie hinzuzufügen.
Benennen Sie die Kategorie, wählen Sie die Farbe aus und klicken Sie auf Speichern.

In Outlook Desktop

Öffnen Sie die Outlook-Desktop-App.
Gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie dann Konto.
Wenn die Kontoeinstellungen geöffnet sind, wählen Sie Kategorien.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu erstellen“, um eine neue Kategorie hinzuzufügen.
Benennen Sie die Kategorie, wählen Sie die Farbe aus und klicken Sie auf Speichern.

Wie man Kategorien zu E-Mails, Aufgaben und Kalenderereignissen zuweist

Kategorien zu E-Mails in Outlook Web zuweisen

Öffnen Sie Ihren Posteingang und dann eine E-Mail.
Wählen Sie die Option „Kategorisieren“ im Aktionsmenü von Outlook (Schaltfläche mit Etikonsymbol).
Wählen Sie die entsprechende Kategorie aus.

Kategorien zu E-Mails in Outlook Desktop zuweisen

Öffnen Sie Ihren Posteingang und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail.
Wählen Sie die Option „Kategorisieren“ im Dropdown-Menü.
Wählen Sie die entsprechende Kategorie aus.

Kategorien zu Aufgaben in Outlook Web zuweisen

Gehen Sie zu Microsoft To Do.
Öffnen Sie die Aufgaben in Microsoft To Do.
Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie kategorisieren möchten.
Klicken Sie im Aufgabenmenü auf die Schaltfläche „Wählen Sie eine Kategorie“, um sie zu kategorisieren.

Kategorien zu Aufgaben in Outlook Desktop zuweisen

Gehen Sie zu Aufgaben und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe.
Wählen Sie die Option „Kategorisieren“ im Dropdown-Menü.
Weisen Sie eine Kategorie zu, um verschiedene Projekte oder Fristen zu verfolgen.

Kategorien zu Kalenderereignissen in Outlook Web zuweisen

Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender und klicken Sie auf ein Ereignis.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kategorisieren“ und weisen Sie eine Kategorie zu.

Kategorien zu Kontakten in Outlook Web zuweisen

Gehen Sie zu Personen und wählen Sie einen Kontakt aus.
Klicken Sie auf „Kategorie hinzufügen“ und weisen Sie eine Kategorie zu.

Wie man nach Kategorien sucht und filtert

E-Mails nach Kategorie mit der Outlook-Suchleiste suchen
Geben Sie den Namen der Kategorie in die Suchleiste ein, um alle zugehörigen E-Mails zu finden.

E-Mails nach Kategorie für schnellen Zugriff sortieren
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Sortieren nach“ und wählen Sie Kategorien aus, um E-Mails entsprechend zu ordnen.

Wie man Kategorien in Outlook bearbeitet

In Outlook Web

Melden Sie sich bei Outlook an.
Gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie dann Konto.
Wenn die Kontoeinstellungen geöffnet sind, wählen Sie Kategorien.
Finden Sie die Kategorie, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (mit Stiftsymbol).
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Namen und der Farbe vor und klicken Sie auf Speichern.

In Outlook Desktop

Öffnen Sie die Outlook-Desktop-App.
Gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie dann Konto.
Wenn die Kontoeinstellungen geöffnet sind, wählen Sie Kategorien.
Finden Sie die Kategorie, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (mit Stiftsymbol).
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Namen und der Farbe vor und klicken Sie auf Speichern.

Wie man Kategorien in Outlook löscht

In Outlook Web

Melden Sie sich bei Outlook an.
Gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie dann Konto.
Wenn die Kontoeinstellungen geöffnet sind, wählen Sie Kategorien.
Finden Sie die Kategorie, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen (mit Mülleimersymbol).

In Outlook Desktop

Öffnen Sie die Outlook-Desktop-App.
Gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie dann Konto.
Wenn die Kontoeinstellungen geöffnet sind, wählen Sie Kategorien.
Wählen Sie die Kategorie aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.

Best Practices für die Verwendung von Kategorien in Outlook

Halten Sie Ihre Kategorieliste einfach – Vermeiden Sie es, Ihr System zu überkomplizieren.
Verwenden Sie konsistente Farben – Weisen Sie Farben basierend auf Priorität oder Typ zu.
Kategorisieren Sie sofort – Etikettieren Sie wichtige E-Mails, sobald sie ankommen.
Automatisieren Sie mit Outlook-Regeln – Weisen Sie automatisch Kategorien zu, die von bestimmten Absendern stammen.

Fazit

Die Verwendung von Kategorien in Outlook ist ein echter Wendepunkt für das Organisieren. Ob Sie E-Mails, Aufgaben oder Kalenderereignisse verwalten, Kategorien bieten eine einfache und effektive Möglichkeit, alles strukturiert zu halten. Durch die Implementierung von farblich gekennzeichneten Etiketten und Filteroptionen können Sie Zeit sparen und die Produktivität steigern.

FAQ

Kann ich mehrere Kategorien einem einzelnen E-Mail zuweisen?
Ja! Outlook ermöglicht es Ihnen, mehreren Kategorien einer einzigen E-Mail zuzuweisen, um eine bessere Organisation zu ermöglichen.

Synchronisieren sich Outlook-Kategorien auf verschiedenen Geräten?
Kategorien synchronisieren sich nur, wenn Sie ein Exchange- oder Microsoft 365-Konto verwenden.

Kann ich Kategorisierungen in Outlook automatisieren?
Ja, Sie können Outlook-Regeln einrichten, um E-Mails automatisch zu kategorisieren.

Was ist der Unterschied zwischen Kategorien und Ordnern in Outlook?
Ordner verschieben E-Mails, während Kategorien diese kennzeichnen, ohne sie zu verschieben.

Wie setze ich alle Kategorien in Outlook zurück?
Gehen Sie zu Alle Kategorien, löschen Sie alte Etiketten und erstellen Sie neue.

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